So verwenden Sie Outlook-Kategorien, um Berge von E-Mails zu verwalten

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Mit Outlook-Kategorien können Sie bestimmten Nachrichten Farben zuweisen, damit sie in Ihrem Posteingang hervorstechen und Sie alle einer Kategorie zugewiesenen Nachrichten schnell gruppieren und anzeigen können. Wenn Sie beispielsweise ein Tech-Blogger sind, können Sie eine Kategorie „Potenzielle Story-Ideen“ erstellen und dann relevante Pressemitteilungen, Pitches oder Nachrichten aus möglichen Quellen in dieser Kategorie markieren, um in Zukunft leichter darauf zuzugreifen.

Um Outlook-Kategorien effektiv zu verwenden, müssen Sie zuerst eine neue Kategorie erstellen oder eine vorhandene anpassen, dann einer Nachricht oder Nachrichten eine Kategorie zuweisen und schließlich Ihren Posteingang nach Kategorien sortieren, um alle markierten Nachrichten anzuzeigen.

• So erstellen Sie eine neue Outlook-Kategorie
• So benennen Sie eine vorhandene Outlook-Kategorie um
• So fügen Sie Outlook-Nachrichten mit 'Quick Click' Farbkategorien hinzu
• So fügen Sie Outlook-Nachrichten Farbkategorien hinzu
• So sortieren Sie Ihren Outlook-Posteingang nach Kategorien

So erstellen Sie eine neue Outlook-Kategorie

1. In Ihrem Outlook Zuhause Navigieren Sie zur Registerkarte Stichworte Abschnitt (es ist der fünfte Abschnitt von rechts) und klicken Sie auf Kategorisieren .

2. Scrollen Sie im Popup-Fenster zum Ende der Liste und klicken Sie auf Alle Kategorien .

3. Eine Kiste mit der Aufschrift Farbkategorien erscheint, und Sie sollten auf das Kästchen für klicken Neu entlang der rechten Seite.

4. In dem neue Kategorie hinzufügen fügen Sie einen benutzerdefinierten Namen für Ihre Kategorie hinzu, indem Sie den Text in das Name Feld.
5. Wählen Sie eine benutzerdefinierte Farbe aus dem Farbe Dropdown-Menü.
6. Fügen Sie eine Tastenkombination für Ihre Kategorie hinzu, indem Sie die Tastenkürzel Drop-Down, wenn Sie einen verwenden möchten. Verlassen Sie dieses Menü mit dem Standardwert von (Keiner) wenn Sie keine Verknüpfung verwenden möchten.
   • Sie können die Tastenkombinationen für Outlook-Kategorien verwenden, um schnell Farbkategorien zu Nachrichten in Ihrem Posteingang hinzuzufügen.
7. Klicken OK die schließen neue Kategorie hinzufügen Box.
8. Klicken OK wieder auf dem Farbkategorien Feld, um Ihre neue Kategorie zu speichern.

Wenn Sie lieber die vorhandenen Standardkategorien in Outlook anpassen oder den Namen einer Kategorie ändern möchten, verwenden Sie den folgenden Vorgang.

So benennen Sie eine vorhandene Outlook-Kategorie um

1. In Ihrem Outlook Zuhause Navigieren Sie zur Registerkarte Stichworte Abschnitt (es ist der fünfte Abschnitt von rechts) und klicken Sie auf Kategorisieren .

2. Scrollen Sie im Popup-Fenster zum Ende der Liste und klicken Sie auf Alle Kategorien .
3. In dem Farbkategorien klicken Sie auf die Kategorie, die Sie umbenennen möchten, um sie zu markieren.

4. Klicken Sie auf das Kästchen für Umbenennen .

5. Beginnen Sie mit der Eingabe Ihres neuen Namens, und er wird neben der Kategorie angezeigt, die Sie bearbeiten möchten.

6. Klicken OK um den Namen Ihrer neuen Kategorie zu speichern.

Nachdem Sie Ihre Outlook-Kategorienliste nach Ihren Wünschen erstellt und angepasst haben, können Sie auf verschiedene Weise Farbkategorien zu Nachrichten hinzufügen. (Hinweis: Sie können einer einzelnen Nachricht mehr als eine Kategorie hinzufügen und alle Kategorien, die Sie anwenden, an zukünftige Beiträge an die E-Mail-Kette anhängen – zum Beispiel Antworten und Weiterleitungen.)

So fügen Sie Outlook-Nachrichten mit 'Quick Click' Farbkategorien hinzu

Wenn Sie eine Kategorie häufiger als eine andere verwenden, möchten Sie sie vielleicht zu Ihrer 'Quick Click'-Funktion hinzufügen, die diese Farbe als Ihre Standardkategorie festlegt.

1. In Ihrem Outlook Zuhause Navigieren Sie zur Registerkarte Stichworte Abschnitt (es ist der fünfte Abschnitt von rechts) und klicken Sie auf Kategorisieren .

2. Scrollen Sie im Dropdown-Menü Kategorien ganz zum Ende der Liste und klicken Sie auf Schnellklick einstellen

3. In dem Schnellklick einstellen öffnen Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie die Kategorie aus, die Sie als Standard-Quick-Click-Kategorie festlegen möchten.

4. Klicken OK um Ihre Quick Click-Auswahl zu speichern.
   • Wenn Sie Ihre Quick Click-Farbe jemals ändern möchten, wiederholen Sie einfach diese vier Schritte.

5. Um schnell Ihre Quick Click-Farbe zu Nachrichten in Ihrem Posteingang hinzuzufügen, navigieren Sie zu Ihrem Posteingang, suchen Sie das Kategorie Abschnitt oder Spalte, und klicken Sie auf das leere Feld neben der Nachricht, die Sie mit Quick Click kategorisieren möchten. Die Standardfarbe wird in diesem Feld angezeigt und die Nachricht wird entsprechend kategorisiert.

   • Sie können auch mit der rechten Maustaste auf das kleine Kästchen im Kategorie Spalte, um auf das vollständige zuzugreifen Kategorisieren Menü und ändern Sie die Kategorien Ihres Quick Click-Standards.
   • Und wenn Sie eine Quick Click-Kategorie entfernen möchten, klicken Sie einfach erneut auf das Kästchen im Kategorie Spalte für die Nachricht, die Sie aufheben möchten, um die Farbbezeichnung zu entfernen.

Es ist auch einfach, Nachrichten in Ihrem Outlook-Posteingang Farbkategorien hinzuzufügen, die nicht als Quick Click-Standardeinstellung festgelegt sind.

So fügen Sie Outlook-Nachrichten Farbkategorien hinzu

1. Navigieren Sie zu Ihrem Outlook-Posteingang und klicken Sie auf die Nachricht, die Sie kategorisieren möchten.
2. Klicken Sie mit der hervorgehobenen Nachricht mit der rechten Maustaste, um ein neues Dropdown-Menü anzuzeigen.
3. Scrollen Sie in diesem Menü nach unten zu Kategorien.
4. Navigieren Sie im neuen Menü, das neben dem ersten Menü angezeigt wird, zu der Farbkategorie, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie darauf, um sie auszuwählen.
5. Diese Nachricht wird nun kategorisiert und mit dem Farbetikett Ihrer Wahl versehen.
   • Wenn Sie eine benutzerdefinierte Tastenkombination für eine Ihrer Kategorien festlegen, können Sie ganz einfach eine Kategorie hinzufügen, indem Sie die Nachricht, die Sie beschriften möchten, in Ihrem Posteingang auswählen und dann die entsprechende Tastenkombination drücken. (Hinweis: Bei einigen Tastaturen müssen Sie möglicherweise die Fn -Taste zum Auslösen von Outlook-Kategorie-Verknüpfungen.)

Nachdem Sie Ihre Nachrichten kategorisiert haben, können Sie Ihren Posteingang mit dem folgenden Verfahren schnell sortieren, um die Korrespondenz nach Kategorie anzuzeigen.

So sortieren Sie Ihren Outlook-Posteingang nach Kategorien

1. Wenn Sie Nachrichten nach Kategorie sortieren möchten, klicken Sie einfach auf das Kategorien Spalte oder Abschnitt in der horizontalen Leiste, die über Ihren Outlook-Nachrichten angezeigt wird.

   

2. Mit dem Kategorien Abschnitt öffnen, können Sie bestimmte Kategorielisten mit dem kleinen Dreieck in der oberen rechten Ecke der Kategorieüberschrift schließen und erweitern.

Zusätzliche Outlook- und Microsoft Office-Ressourcen

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• So rufen Sie eine gesendete E-Mail-Nachricht in Outlook zurück
• So meistern Sie die automatischen Abwesenheitsantworten von Outlook
• Verpassen Sie nie wieder eine wichtige Nachricht mit farbcodierter Outlook-Mail

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